این اسناد که براساس برآوردهای اولیه، تعداد آن بالغ بر 400هزار برگ قلمداد شده بیانگر فعالیت‌های باستان‌شناسی و تحول آن در 100ساله اخیر است. قدیمی‌ترین سند این مجموعه مربوط به سال 1287 هجری شمسی است.
دکتر سید مهدی موسوی، در بازدید از چگونگی روند ساماندهی پرونده‌های راکد باستان‌شناسی، اسناد موجود را نشانگر سیر تحول باستان‌شناسی از سال 1287 تا‌کنون دانست و بر تشکیل گروه‌های کارشناسی و تامین تجهیزات لازم تاکید کرد.
دکتر جواد نیستانی، مدیر مرکز اسناد و کتابخانه پژوهشگاه میراث فرهنگی و گردشگری در این دیدار با بیان اهمیت ساماندهی این پرونده‌ها، بررسی این اسناد از جنبه‌های خوشنویسی، سیر تحول بایگانی، مکاتبات اداری، مهر نامه‌ها و صاحب امضا‌ها، نوع گزارش‌نویسی و تهیه اقلام در تک‌تک پرونده‌ها، اطلاق اشیای یافت شده از حفاری‌های باستان‌شناسی و... را مورد تاکید قرار داد و گفت: تاریخچه باستان‌شناسی و حفاظت و مرمت را جز با استخراج داده‌های این اسناد نمی‌توان نوشت.
وی با تصریح بر ارزشمندی مجموعه یادشده بیان داشت: این اسناد علاوه بر موضوعات حفاظت، مرمت و فعالیت‌های باستان‌شناسی در 100ساله اخیر حاوی اطلاعاتی از دیوانسالاری دوره‌های قاجار، پهلوی اول و دوم و قوانین جاری در گمرک دوره‌های یاد شده است.
به گزارش روابط عمومی پژوهشگاه میراث فرهنگی و گردشگری، به گفته مدیر مرکز اسناد و کتابخانه پژوهشگاه میراث فرهنگی و گردشگری این اسناد با توجه به اسناد موجود در نخست‌وزیری وقت ایران و مرکز اسناد و کتابخانه ملی ایران و همپوشانی آنها می‌تواند منبع کاملی برای نگارش تاریخچه تحول باستان‌شناسی در ایران باشد.
نیستانی با توجه به قدمت اسناد یاد شده گندزدایی مجموعه را از اهم برنامه‌های این ساماندهی برشمرد و افزود: در این راستا با همکاری پژوهشکده حفاظت و مرمت آثار تاریخی فرهنگی اقداماتی آغاز شده و گروهی از کارشناسان مرکز یاد شده مسئولیت این امر را عهده دار شده‌اند.
اسماعیل پولادی، معاون مرکز اسناد و کتابخانه پژوهشگاه میراث فرهنگی و گردشگری با ارائه گزارشی از روند بررسی‌های اولیه اسناد راکد باستان‌شناسی ایران ساماندهی فیزیکی، اسکن و رقومی کردن اسناد و مدارک موجود، نمایه‌سازی و چکیده نویسی و تهیه بانک اطلاعاتی را از جمله اقداماتی خواند که قرار است روی این مجموعه صورت گیرد.
بانک اطلاعاتی این اسناد در مرحله اول به‌صورت شبکه داخلی خواهد بود. پولادی دراین‌باره گفت: این اسناد در مرکز باستان‌شناسی وقت ایران و پس از آن در اداره میراث فرهنگی استان تهران نگهداری می‌شده است.
به گفته وی بناهای تاریخی، حفاری‌های علمی، مراسلات وزارتخانه‌ها و ادارات، اداره گمرکات، عتیقات مرکز، نظامنامه‌ها، بخشنامه‌ها، اجازه‌نامه‌های حفاری، ترفیعات، بودجه‌های تخصیصی حفاری‌ها و در خواست مدال‌های نشان موضوعات مندرج در اسناد 400 هزار برگی است. معاون مرکز اسناد و کتابخانه پژوهشگاه میراث فرهنگی و گردشگری گفت: با بررسی این اسناد می‌توان فهمید که ماشین تحریر از چه زمانی وارد مکاتبات اداری شد و جای دستخط و خوشنویسی را گرفت.
در این اسناد دستخط و امضا‌هایی از گدار، اشمیت، ایرج میرزا نخستین رئیس اداره عتیقات در وزارت معارف، محمد تقی مصطفوی دومین رئیس تشکیلات باستان‌شناسی و سومین مدیر موزه ایران باستان(موزه ملی فعلی) و... به چشم می‌خورد.
