این تلقی نشان می‌دهد که اطلاعات، منبع است و قابلیت اداره شدن دارد. منابع اطلاعاتی به‌خصوص در جهان‌سوم به سهولت قابل دسترسی نیست. وجود فقر فزاینده اطلاعات در این کشورها، آنها را در چالشی دیگر به نام رقابت بر سر اطلاعات، مرعوب برتری کشورهای توسعه‌یافته کرده است، زیرا اکثر دولت‌های جهان‌سوم، توان اقتصادی و سرمایه‌گذاری در زمینه‌های تجهیز، استفاده، کاربرد و آموزش این سیستم‌ها را ندارند.
این برتری صوری که مرهون تولید، سازماندهی، بهره‌وری و مدیریت اطلاعات است ناشی از اولویت عنصری به نام اطلاعات است که در سایر کشورها (به‌خصوص کشورهای جهان‌سوم) علاقه چندانی نسبت به ایجاد زیرساخت‌های آن مشاهده نمی‌شود.
پیشرفت‌های فناوری که در تعداد انگشت شماری از کشورهای توسعه یافته حاصل‌آمده، کسب، نگهداری و بازیابی مقادیر بیشتری از منابع اطلاعاتی را به‌نحوی صحیح‌تر و با سرعت بیشتر امکان‌پذیر ساخته است. دانش و اطلاعات مربوط به منابع خاک، هوا، پیشرفت‌های فنی و اوضاع بازار امتیازهای فراوانی را در اختیار کشورهای برخوردار از این اطلاعات قرار داده و این امر موجب شده تا بخش عظیمی از منابع اطلاعاتی اعم از طبیعی و صنعتی توسط بخش کوچکی از جهان مدیریت شود. به‌عنوان مثال 90درصد از مجموع اطلاعات و داده‌هایی که در پایگاه‌های اطلاعاتی در سراسر دنیا نگهداری می‌شود متعلق به آمریکا است و حداقل 50درصد از سهم ارتباطات در کشورهای توسعه‌یافته به شرکت آی.بی.ام (IBM ) تعلق دارد. جریان اطلاعات در این کشورها با وضع قوانین امنیتی به‌شدت کنترل شده و از انتشار آن به دیگر کشورها جلو‌گیری می‌شود. از این‌رو کشورهای توسعه یافته بنا به دلایل مطرح شده در بالا، به جوامعی آسیب‌پذیر تبدیل شده‌اند که باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن نسبت به اتخاذ راهبرد پوشش دفاعی اطلاعات اقدام نمایند.
تعریف جامع اطلاعات
قبل از تعریف اطلاعات باید بین «داده‌ها» و «اطلاعات» مرزی را تعیین نمود.
داده‌ها، علائمی هستند که بررفتار، عملکرد و تصمیم انسان تأثیر نمی‌گذارند درصورتی که اطلاعات به آن دسته از علائمی اطلاق می‌شود که ظهور و بروزشان بر رفتار و عملکرد انسان تأثیر‌گذار است و دارای ویژگی‌هایی نظیر: هدفداری، قابلیت توضیح، قابلیت اطمینان، در دسترس بودن و قابلیت خلاصه شدن است.بدیهی است که اطلاعات هر سازمان را متخصصان از طریق تحقیق روی محیط و یا از تبدیل داده‌های داخلی سازمان به دست می‌آورند. اطلاعات دارای طول عمر مشخص است، و به عبارت واضح‌تر، زمان‌دار است.
اطلاعات همواره اضافه، تلفیق یا دستکاری می‌شود و در نهایت بعد از استفاده و کاربرد، ذخیره و یا نابود می‌شود. این روند، فرآیند تولید تا مرحله ذخیره و یا حذف اطلاعات در نظامی به نام «نظام مدیریت اطلاعات» قرار گرفته و در راستای اجرای وظایف و نیل به اهداف سازمان انجام می‌پذیرد.
ترسیم نمودار سازمانی
اداره امور سازمان‌ها به شکل مطلوب، مستلزم بررسی و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که گاهی با هم در تضاد و تفاوت‌اند و با آهنگی متناسب با شرایط و وضعیت سازمان رشد و تغییر می‌کنند و در مواردی تحلیل آنها را مشکل می‌نماید و این امر سرعت حرکت مدیریت را به سمت اثربخشی تصمیم، کند می‌کند.
مدیران در تمامی سطوح و در تمام رده‌های عملکردی (برنامه‌ریزی راهبردی ونظارت میانی) بایستی در مورد خط‌مشی‌ها، تاکتیک‌ها و عملیات شرکت تصمیم‌گیری نموده و با افرادی که به آنها گزارش می‌دهند و همچنین دیگر مدیران ( خارج یا داخل سازمان ) ارتباط برقرار کنند.
در تمامی ارتباطات، اطلاعات مبادله می‌شود. این اطلاعات نیازمند مدیریت هدفدار و صحیح است. واضح است که سازوکارهای قدیمی مدیریت اطلاعات، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیستند و نمی‌توان در مواجهه با مسائل عمده و حیاتی سازمان صرفا به ذهنیات یا گزارش‌های خام تکیه کرد. دریافت اطلاعات صحیح و پردازش و تحلیل آنها توسط مدیر، وی را به درجه‌ای از شناخت می‌رساند که براساس آن، گزینه‌های مؤثر در حل مسائل را تشخیص داده و مناسب‌ترین آنها را انتخاب می‌کند؛ بدیهی است سرعت عمل مدیر در تصمیم‌گیری و درستی آن به کم‌و‌کیف اطلاعات بستگی خواهد داشت.
اگر سازمانی بتواند نمودار سازمانی (ساختار) خود را براساس اطلاعات مورد نیاز طراحی کند، قابلیت افزونتری خواهد یافت، چرا که اگر ساختار ارتباطی بر پایه اطلاعات، از پایین به بالا بنا شود، مدیریت ارشد از آنچه در کل سازمانش می‌گذرد مطلع می‌شود. از طرف دیگر، دریافت اطلاعات دسته‌بندی شده باعث کاهش عدم‌اعتماد و موجب تسهیل در روند تصمیم‌گیری مدیر خواهد شد. علم مدیریت، تصمیمی را درست می‌شناسد که 90درصد آن را اطلاعات و 10درصد آن را قضاوت شخصی تصمیم‌گیرنده تشکیل می‌دهد.
در واقع اطلاعات عاملی است مفهومی که ساختاری خاص دارد و در رفتار عمومی نظام و تعامل آن با محیط خارج و داخل ایجاد تشخیص و وحدت می‌کند و در نتیجه از نظر رفتاری، زمینه نظارت، هدایت و توسعه نظام را برای مدیریت آماده می‌سازد. با این وصف باید گفت در حقیقت، زمان ترسیم ساختار سازمانی بر پایه اطلاعات، فرارسیده است.
اثر بخشی مدیریت در سازمان‌ها
بیان و تعریف اثر بخشی، یکی از مباحثی است که اکثر نظریه‌پردازان مدیریت در مورد آن دچار اختلاف نظر هستند. وقتی درباره مدیری موفق و خوب سخن می‌گوییم، گاه اثربخشی را با مواردی از قبیل داشتن رفتاری هم‌شأن مدیران، خوب بودن و دوست داشتنی بودن اشتباه می‌گیریم و بر این اساس، اثر بخشی را ارزیابی می‌کنیم. در حقیقت اگر چه می‌توان مدیر خوب را براساس بعضی از این تلقی‌ها، ارزیابی و تشریح کرد، اما در این بحث منظور ما از اثر بخشی مدیر یا مدیریت مؤثر این است که گروهی که مدیر هدایت می‌کند و سرپرستی آنان را به‌عهده دارد، تا چه اندازه، وظایف خود را به نحو مناسب انجام می‌دهند.
ناگفته پیداست که عملکرد گروه فقط به مدیر بستگی ندارد، بلکه عوامل گوناگونی از جمله هوش، مهارت، سطح انگیزه، آموزش و ابزار، در آن دخیل‌اند. هدف ارزیابی اثر بخشی مدیریت، دسترسی به میزان بهره‌وری، خلاقیت و کارایی گروه است. دستیابی به متغیر‌های محیطی مانند عوامل سیاسی، اجتماعی، اقتصادی، فناوری نیازمند به‌کار‌گیری نظامی است که اطلاعات را بر حسب نیاز، استخراج، پردازش و طبقه بندی کند و در اختیار مدیران قرار دهد.
استقرار نظام برنامه‌ریزی متکی بر اطلاعات مرتبط با مجموعه، امکان سنجش و مقایسه کــارآیی سازمان را با واحد تحت مدیریت میسر می‌سازد و اهرمی نظارتی برای مدیر فراهم می‌آورد درغیر این صورت مدیریت، دچار پدیده‌ای به نام انفجار اطلاعات خواهد شد که این پدیده در عمل انرژی روانی مدیر را فرسایش می‌دهد و او را دچار مشکل می‌سازد.
به کار‌گیری اطلاعات و بهره‌برداری از آن برای هدایت و نظارت زیرمجموعه و اتخاذ تصمیم‌ها، این امکان را برای مدیران استفاده‌کننده ایجاد می‌کند که به‌رغم حجم، گستردگی، پیچیدگی و پراکندگی امور، به‌طور منظم تصویر روشن و واضحی را از موقعیت و وضعیت کلی سازمان و روند فعالیت‌های آن پیش‌چشم داشته باشند و با اطلاع از آنها، تصمیمات صحیح در جهت رفع مشکلات گرفته و از به‌وجود آمدن اشکالات پیشگیری کنند. این امر می‌تواند اثــر بخشی و کارایی مدیر را تحت‌تأثیر مستقیم قرار دهد.
نتیجه و پیشنهاد
اطلاعات بهنگام و مفید، نتیجه و حاصل نظام اطلاعاتی منسجم است؛ این نظام با ایجاد رابطه و پیوند بین اجزای پراکنده و ناهمگون سازمان، نظارت درونی ایجاد می‌کند و با پیش بینی‌های لازم، آینده را روشن‌تر ترسیم می‌نماید. چنین نظامی دارای ویژگی‌های زیر است:
الف: با استفاده از امکاناتی همچون رایانه و با بهره‌گیری از کارشناسان مدیریت اطلاعات امکان سنجش و تحلیل کارشناسی را دارند.
ب: اطلاعات آن به‌صورت خلاصه‌ای از کلیدی‌ترین و مهم‌ترین مفاهیم مورد نیاز است.
ج: منطبق بر الگو‌های تصمیم‌گیری مدیریت طراحی شده است.
به‌نظر می‌رسد مدیران برای استفاده مؤثر از اطلاعات با مسائلی روبه‌رو هستند که مهم‌ترین آنها عبارتند از:
1- حجم عملیات مؤسسه‌ها و تفاوت ماهیت آنها که موجب تفاوت ماهیت اطلاعات دریافتی می‌شود.
2- کندی جریان تبادل اطلاعات به‌دلیل وجود موانع ارتباطی
3- تلقی و نگرش مدیران نسبت به نحوه اداره امور بر اساس اطلاعات دریافتی
4- فقدان ارتباط بین نظام‌های اطلاعاتی با متخصصان
5- هماهنگ نبودن ساختار سازمانی و رده‌های مدیریتی در مؤسسات.
بنابراین هر سازمانی بسته به جایگاه و موقعیت خود با یکی از این مسائل مواجه خواهد بود که تابع شرایط خاص آن سازمان است. استقرار نظام اطلاعاتی جامع که براساس آن اطلاعات کلیدی به‌صورت منظم به مدیریت انعکاس یابد، ضروری است. همچنین استفاده از الگو‌های مناسب ساختاری که موجب تسهیل روابط و اداره عملیات سازمان می‌شود، می‌تواند با ایجاد سطوح مناسب تشکیلاتی مدیران را در دسترسی به اهداف سازمانی و افزایش کارایی و بهره‌وری یاری رساند.
فراموش نکنیم که موتور محرکه کسب و کار در یک جامعه، کارآفرینان هستند و رمز موفقیت آنان یافتن راهکارهای خلاقانه‌ای است که با استفاده از روش‌ها و تکنولوژی‌های جدید مانند مدیریت‌اطلاعات، اهداف مورد انتظار را برآورده می‌سازند و در این راستا مدیران کارآفرین و خلاق با بهره‌گیری از مدیریت اطلاعات می‌توانند «تهدیدات» و تنگناهای محیطی سازمان را به «فرصت» تبدیل کرده و با جوامع کسب و کار ارتباط وسیع‌تری برقرار کنند.
