کارگروهی، این روزها دغدغة خیلی‌هاست، اما همین که یک عده را دور هم جمع کنیم و اَزَشان بخواهیم با هم کار کنند، یک گروه ساخته نمی‌شود. اعضای گروه برای این که اثربخش باشند، باید بدانند چرا دور هم جمع شده‌اند، به کجا قرار است برسند و چطور باید به آن‌جا برسند.
برای این کار باید شرکت یا گروه و افرادی که عضو آن هستند مأموریت، چشمانداز، مقصدها و هدف‌هایشان را خوب بشناسند.
بیشتر گروه‌ها دوست دارند شبیه تیم‌های ورزشی باشند؛ چون تیم‌های ورزشی معمولا در ایجاد یک گروه واقعی از بقیه موفق‌ترند؛ چرا که در تیم:
1 ـ مربی یا کاپیتان می‌تواند یک چشمانداز یکسان در ذهن همة اعضای تیمش ترسیم کند: این که تیم آن‌ها در پایان فصل، بشود بهترین تیم لیگ، شهر، استان یا کشور.
2 ـ تمام اعضا به دنبال یک مأموریت یا مقصد مشترک هستند: برنده‌‌شدن.
3 ـ یک رقیب و یا یک مقصد وجود دارد که همة اعضا آن را می‌شناسند.
4 ـ هر بازیکن برای خودش مأموریت یا مقصدی دارد که با مأموریت و مقصد تیم، جور می‌شود و آن را کامل می‌کند: ایفا کردن یک نقش خاص در بازی، به بهترین شکل ممکن.
5 ـ هر عضو گروه به خوبی از این که اقدام‌های فردی‌اش چطور به موفقیت تیم منجر می‌شود، آگاه است و می‌داند که اعضای گروه به او وابسته‌اند.
با این حساب، می‌شود گفت موفقیت یک گروه در گرو این است که سرگروه تا چه اندازه مأموریت، چشمانداز، ارزش‌ها و مقصدها را روشن و واضح تعریف کند و آن‌ها را برای همة کسانی که به نحوی با آن در ارتباط‌اند، واضح و با جزئیات بیان کند. مأموریت، چشمانداز، ارزش‌ها و مقصدهای کسب و کار باید طوری با مأموریت، چشمانداز، ارزش‌ها و مقصدهای اشخاص جفت‌وجور باشد که با رسیدن افراد به چشمانداز یا مقصدشان، چشمانداز یا مقصد کسب و کارشان هم محقق شود.
به کسب و کار خودتان فکر کنید. آیا برای شما کاملا روشن است که شرکت یا گروهتان به کدام سو در حرکت است؟ یک، دو، پنج یا ده سال دیگر کجا خواهد بود؟ اگر ندانید کجا می‌خواهید بروید، هر راهی شما را به آن‌جا می‌رساند. اگر نتوانید برای اعضای خانواده، کارکنان و همکاران‌تان شفاف و دقیق توضیح بدهید که به کدام سو می‌خواهید بروید، چطور می‌توانید از دیگران انتظار داشته باشید شما را در رسیدن به آن‌جا یاری کنند؟
آیا شما یک مأموریت روشن برای خودتان یا گروهتان تعریف کرده‌اید؟ به این فکر کرده‌اید که چرا شرکت شما پا به دنیای کسب و کار گذاشته است؟ اصلا می‌خواهید به چه چیزی برسید؟ آیا همة اعضای خانواده یا شرکت‌تان می‌دانند مأموریت شما چیست؟ واقعا تعهد شما را نسبت به آن لمس می‌کنند؟ پذیرفته‌اند که این مأموریت برای آن‌ها نیز مهم است؟
آیا مقصدها و هدف‌ها مشخص شده‌اند؟ آیا همة این مقصدها را پذیرفته‌اند و می‌بینند که رسیدن به مقصدهای شرکت، چطور آن‌ها را در رسیدن به مقصدهای شخصی‌شان یاری می‌کند؟ آیا مقصدها و هدف‌ها به زبان استانداردهای بهره‌وری کار و انتظاراتی که از هر یک از کارکنان می‌رود، ترجمه شده ؟
پاسخ دادن به این پرسش‌ها آسان نیست اما هر چه برای موفقیت شرکت‌مان به استعدادها و اقدام‌های دیگران وابسته‌تر می‌شویم، پاسخگویی دقیق به این سؤال‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
ارزش‌های محوری
اگرچه معمولا ابتدا پای مأموریت و چشمانداز به میان می‌آید اما شالودة هر دو، ارزش‌های محوری ماست. ارزش‌های محوری یعنی قوانین و استانداردهایی که در کانون شخصیت ما جا گرفته‌اند و ما هیچ‌گاه از آن‌ها تغییر موضع نمی‌دهیم یا منحرف نمی‌شویم.
ارزش‌های محوری، شدیدا استوار هستند و در دوره‌های زمانی طولانی، به کندی تغییر می‌کنند. این ارزش‌ها، اساس باورها و عقاید ما نسبت به زندگی، خودمان، اطرافیان‌مان و توانایی‌های انسانی خودمان و دیگران را تشکیل می‌دهد. ارزش‌ها و عقاید، نگرش ما را شکل می‌دهند و راهنمای رفتار ما هستند. رفتارها، مهارت‌ها و اقدام‌های ما را می‌سازند. پوستة بیرونی یا عمومی رفتارها و مهارت‌ها می‌تواند با توجه به شرایط زندگی و با راهنمایی ارزش‌های محوری و عقاید، به سرعت و عمیقا، در طول زندگی تغییر کند.
برای بعضی‌ها تشخیص و بیان ارزش‌های محوری بسیار دشوار است. ارزش‌های محوری چنان در اعماق وجودی ما جای گرفته‌اند که به‌شدت از آن‌ها محافظت می‌کنیم و تا زمانی که با کسی رابطة شخصی برقرار نکرده‌ایم، آن‌ها را به اشتراک نمی‌گذاریم. این ارزش‌ها برای این که بفهمیم چه چیزهایی برای ما شخصا اهمیت دارند، بسیار محوری هستند.
بنابراین، چه در زندگی فردی و چه در کسب و کار، باید قبل از هر چیز به آن‌ها فکر کرد.
معمولا بهتر است وقتی ارزش‌های شخص یا سازمان مشخص شدند، به ترتیب اهمیت، رتبه‌بندی شوند. در این صورت، وقتی در بعضی از موقعیت‌های تصمیم باید یک ارزش را با ارزش دیگری موازنه کرد، تصمیم‌گیری و در میان گذاشتن آن با دیگران آسان‌تر می‌شود. مثلا، اگر فرزند یکی از کارکنان در بیمارستان بستری باشد، آیا او باید هم‌چنان به‌موقع در شرکت حاضر شود؟ در این موقعیت، دانستن اهمیت نسبی «خانواده» و «اثربخشی» می‌تواند ما را به پاسخ درست برساند. مشخص کردن ارزش‌های محوری به شما کمک می‌کند اولویت‌هایتان را بشناسید. (شکل1)
مأموریت
یک مأموریت فردی یا سازمانی با پرسش‌هایی از این قبیل سر و کار دارد: «ما چرا این‌جا هستیم؟»، «فلسفة وجودی ما چیست؟»، «چرا هر روز صبح از خواب بیدار می‌شویم و این کارها را انجام می‌دهیم؟»، «این چیزی که به خاطرش به ما دستمزد می‌دهند چیست؟»، «سازمان ما چه وظیفه‌ای دارد؟ چه می‌کند؟ برای چه کسی؟ چگونه؟». بیانیة مأموریت، چیزی است که «من» یا «سازمان من» را از دیگران متمایز می‌کند.
یک گروه یا شرکت نمی‌تواند در تعیین ارزش‌ها، عقاید یا مأموریت‌اش، ذی‌نفعانش را نادیده بگیرد. بنابراین، به‌ویژه در کسب و کارهای کوچک، بسیار مهم است که از ابتدا همة کارکنان، بیانیة مأموریت فردی‌شان را بنویسند و سپس دور هم جمع شوند و در قالب یک تیم یا گروه، بیانیة مأموریت سازمان را بنویسند.
شما چه صاحبکار باشید، چه کارمند یا مشاور، برای این که بتوانید شادی و رضایت خاطر خودتان را حین کار تضمین کنید، باید مطمئن شوید که ارزش‌ها و مأموریت‌های شما با ارزش‌ها و مأموریت‌های کسب و کارتان همسو هستند. برخی از مردم به خاطر فشار در شرایط کاری که با ارزش‌های فردی‌شان همسو نیست، از لحاظ جسمی بیمار می‌شوند.
یک بیانیه مأموریت خوب، علاوه بر این که به کسب و کار شما ساختار و سمت و سو می‌دهد، ابزار فوق‌العاده‌ای است برای این‌که به دیگران بفهمانید چه چیزهایی برای شما اهمیت دارد و کسب و کارتان را چطور اداره می‌کنید. حالا یک مثال از بیانیة مأموریت را در نظر بگیرید:
«اولویت‌های ما خداوند، خانواده، مردم و کسب و کار هستند. هدف ما این است که فضایی برای رشد روحی، فردی، معنوی و اقتصادی کارکنان (ارزشمندترین دارایی‌هایمان) فراهم کنیم. با در نظر گرفتن خدا و پس از آن هم مردم، موفقیت فردی و سازمانی ما تضمین می‌شود.» و اما یک مثال دیگر: «تولید انبوه شیر با کیفیت بالا و هر چه اقتصادی‌تر به منظور تأمین استانداردهای کافی زندگی برای مالکان و کارکنان.»
این دو بیانیه، تصورات متفاوتی را از آن‌چه برای این دو شرکت مهم است، به ما می‌دهد و نشان می‌دهد که کار روزمرة آن‌ها متفاوت است.
هر بیانیه، مأموریت دیگری هم که به اختصار، حقیقت و هستی شخص یا شرکت را بیان کند، بیانیة خوبی است. به عکس، هر بیانیه‌ای که ارزش‌ها و عقاید شخص یا شرکت را صادقانه و درست نشان ندهد، بیانیة ضعیفی است؛ فارغ از این‌که چه می‌گوید و چقدر خوب به نظر می‌رسد. حالا تعارف را کنار بگذاریم و از خودمان بپرسیم: آیا ما واقعا بیانیة مأموریت‌مان را «زندگی می‌کنیم؟»
چشمانداز
چشمانداز، یک تصویر از آینده‌ای است که شما برای خلق آن خودتان را به آب و آتش می‌زنید. بدون داشتن چشم‌اندازی که به شما بگوید کجا می‌خواهید بروید، چطور می‌توانید برای رسیدن به آن، نقشهای طرح کنید یا بفهمید چه‌وقت به آن خواهید رسید؟
وقتی چشمانداز خوب و روشنی پیش‌رو ندارید، در طول زندگی موانع زیادی را پشت‌سر می‌گذارید، قله‌های زیادی را یکی پس از دیگری فتح می‌کنید و... ولی شاید آخر کار بفهمید این‌جا همان جایی نیست که آرزویش را داشتید.
نوشتن چشمانداز و مأموریتی که واقعا بین همة ذی‌نفع‌ها مشترک باشد؛ به زمان، فعالیت، صرف انرژی، عزم راسخ و تعهد نیاز دارد. رئیس یک شرکت نمی‌تواند با نوشتن یک بیانیة مأموریت و چشمانداز و خواندن آن در جمع کارکنان و حتی تکثیر آن بین همه انتظار داشته باشد آن را بپذیرند و برای رسیدن به آن، خود را به آب و آتش بزنند.
مقصدها و هدف‌ها
اگرچه بیانیة مأموریت و چشمانداز معمولا از چند خط تجاوز نمی‌کند؛ اما گسترده، فراگیر و تا اندازه‌ای دور از دسترس است و گاهی ممکن است دست‌نیافتنی به نظر برسد؛ ولی این جمله لائوتسه همیشه یادتان باشد: «طولانی‌ترین سفرها با یک گام کوچک آغاز می‌شود.»
درک تفاوت «مقصدها» و «هدف‌ها» نیز کمی مشکل است؛ چون گاهی هر دو برای اشاره به یک معنا به کار می‌روند اما در ادبیات علمی، واژه‌ها و مفهوم هر کدام کاملا مشخص است. مقصدها کلی‌تر و هدف‌ها خُردترند. می‌شود گفت هدف‌ها گام‌های مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی و زمان‌بندی شده‌ای برای رسیدن به مقصدها هستند.
مقصدها و هدف‌ها را باید نوشت. در غیر این صورت، آن‌ها صرفا ایده‌هایی هستند بدون هیچ قدرت یا سندیتی. نوشتن مقصدها و هدف‌ها یک نیروی انگیزشی برای دستیابی به آن‌ها ایجاد می‌کند و می‌تواند نقش «یادآور» را برای شما و دیگران بازی کند. اگر هدف‌ها و مقصدها دقیق و به روشنی نوشته شوند، شما را از سردرگمی و کج‌فهمی نجات می‌دهند.
مهم‌ترین ویژگی یک هدف این است که نتایج قابل‌اندازه‌گیری و زمان‌بندی‌شده‌ای داشته باشد. هر چه زمان پیش می‌رود و مقصدها دست‌یافتنی‌تر می‌شوند یا شرایط و موقعیت عوض می‌شود، مقصدها و هدف‌ها باید دوباره ارزیابی و از نو تعیین شوند. در غیر این صورت در دام کسالت و رکود خواهید افتاد و در نهایت، وقتی مقصدها به دست آمدند و گروه، نقاط عطف خود را پشت‌سر گذاشت بازخورد مثبت و پاداش برای همه حیاتی است چرا که نشاط دوباره‌‌ای به شما می‌دهد.
خلاصه
مثالی که در ادامه می‌آید، به شما کمک می‌کند تا ارتباط بین مفاهیم عنوان شده را بهتر بفهمید:
فرض کنید چند نفر با هم در یک خودرو نشسته‌اند. برای همه سخت است تصمیم بگیرند که در تقاطع بعدی به راست بپیچند، به چپ بپیچند یا مستقیم بروند؛ چرا که هر مسیر سر از جایی در می‌آورد. حتی اگر هر سه مسیر به یک مقصد برسد، باز هم هر کدام در مورد این که دقیقا چطور باید به آن‌جا برسند و کجاها باید بپیچند، دیدگاه‌های متفاوتی دارند.
یک نفر ممکن است مسیر خوش‌منظره را دوست داشته باشد، دیگری ممکن است از مسیرهای در دست تعمیری که بسته شده‌اند با خبر باشد، نفر سوم شاید بخواهد از میان‌‌بر برود و زودتر برسد، چهارمی ممکن است در میان راه، کاری داشته باشد و... اما بالاخره چون همه یک مقصد مشترک دارند، با وجود اختلاف نظرها، باید بتوانند به یک تصمیم جمعی و مشترک برسند و با توجه به اطلاعاتی که هر کدامشان دارند، یک مسیر واحد را انتخاب کنند.
در یک کسب و کار نیز اگر همة ذی‌نفعان (صاحبان، مدیران، اعضای خانواده، کارکنان) در یک مسیر مشترک و در راستای یک مأموریت و چشمانداز قرار نگرفته باشند، توافق در تصمیم‌های بزرگ و کوچک، مشکل یا غیرممکن است. در خانواده، کسب و کار یا هر گروهی که حتی یک جهت‌گیری مشترک وجود ندارد، برای هر تصمیمی غوغا به پا می‌شود و گاهی سازش و همدلی واقعا غیرممکن است.
هشت تمرین برای «ما» شدن
اگر نمی‌دانید برای نوشتن یک بیانیة مأموریت و چشمانداز فردی باید از کجا شروع کنید، این تمرین‌ها به کارتان می‌آیند و بهتر است این تمرین‌ها را به همان ترتیبی که آمده‌اند، انجام بدهید. به هر حال، این‌ها ابزارهای ساده‌ای هستند که قرار است به شما در این فرایند کمک کنند. پس خودتان را محدود نکنید و هر طور که می‌خواهید و فکر می‌کنید برای شما مفید است، از آن‌ها استفاده کنید. هدف تمرین‌ها این است که شما از منظرهای مختلف به چیزهایی که برای شما مهم‌اند و به معانی آن‌ها بیندیشید.
تمرین اول: ویژگی‌های شخصیتی
ما ۲۰ ویژگی شخصیتی را به ترتیب الفبا در جدول1 نوشته‌ایم. شما آن‌ها را به ترتیبی که برای خودتان اهمیت دارد، رتبه‌بندی کنید. کنار هر ویژگی که برایتان بیشترین اهمیت را دارد، عدد یک بنویسید و کنار مهم‌ترین بعد از آن، عدد ۲ و . . . می‌توانید خودتان هم ویژگی‌هایی را که به نظرتان مهم است و جاافتاده‌اند، به این فهرست اضافه کنید.
(جدول 1)
تمرین دوم: ارزش‌ها
در جدول2، بیست ارزشی که ما به ترتیب حروف الفبا آورده‌ایم، به ترتیبی که برای شما مهم است رتبه‌بندی کنید. اگر ارزشی از قلم افتاده است، خودتان اضافه کنید.
تمرین سوم: چه چیزی مهم است؟
حالا با نگاه کردن به جدول‌های قبلی، به ترتیب اهمیت، هشت ارزش و هشت ویژگی شخصیتی مهم‌تان را فهرست کنید. این‌ها ارزش‌های محوری و ویژگی‌هایی هستند که شما در هر موقعیتی که قرار بگیرید، آن‌ها را نادیده نخواهید گرفت و از آن‌ها عدول نخواهید کرد.
تمرین چهارم: نقشهای «من» در زندگی
تمام نقش‌هایی را که در زندگی بازی می‌کنید، مشخص کنید (مثلا فرزند، شاگرد، کارمند، همسر، عضو مؤسسه خیریه و...)؛ سپس هدفی را که در آن نقش به دنبالش هستید، شرح دهید. چرا این کار را انجام می‌دهید؟ چه اهمیتی برای شما دارد؟ چه کسی به شما نیاز دارد؟ چه کسی سود می‌برد؟
تمرین پنجم: تعامل با دیگران
سازگاری ما با جهان تا حدود زیادی به معنای سازگاری و تعامل با مردم است. راه‌هایی که با موفقیت با دیگران تعامل می‌کنید، بنویسد. مثلا: نصیحت کردن، یاد دادن، تشویق کردن، کمک کردن، فروختن، سرگرم کردن، رهبری، تأمین کردن، خدمت کردن، دوست داشتن و...
تمرین ششم: اگر من یک جایزه ببرم
فکر کنید اگر برندة یک جایزه بشوید، احتمالا این جایزه برای چه چیزی خواهد بود؟ دوست دارید کسی که آن را به شما می‌دهد، درباره‌تان چه بگوید؟ فکر کنید چه چیزی باعث می‌شود پدر و مادر، پدربزرگ و مادربزرگ، همسر، فرزند یا خواهر و برادرهایتان به شما افتخار کنند؟
تمرین هفتم: در زندگی چه می‌خواهم؟
می‌خواهید ۱۰ یا ۲۰ سال بعد از مرگ‌تان در مورد شما چه بگویند؟ دوست دارید در زندگی چه چیزی به دست بیاورید؟ دوست دارید چه کاری در زندگی انجام بدهید؟ دوست دارید در زندگی چه چیزی داشته باشید؟
تمرین هشتم: یک جهان کامل
جهان کامل خود را به تصویر بکشید. چه شکلی است؟ مردم در آن به چه کاری مشغول‌اند؟ چه می‌گویند؟ توصیفی از این جهان کامل بنویسید. مثلا:
جهان کامل من، جایی است که مردمش مقصد خود را می‌دانند و از زندگی لذت می‌برند.
جهان کامل من، جهانی پر از صلح و آرامش است که مردمش به هم کمک می‌کنند، با هم مهربان‌اند و همه در آن محترم‌اند.
جهان کامل من، جهانی است که در آن من به پروردگارم نزدیک‌ام و با خانواده، دوستان، و محیط اطرافم رابطة نزدیکی دارم.
حرف آخر: بیانیة مأموریت فردی
واژه‌ها و مفاهیمی را از میان فهرست ارزش‌ها، ویژگی‌های محوری، چیزهایی که در زندگی می‌خواهید و توصیفتان از جهان کامل، ترکیب کنید و بیانیة مأموریت فردی خودتان را بنویسید. مثلا:
مقصود من از زندگی این است که انرژی و مهارت‌های ارتباطی‌ام را صرف این کنم که دیگران را برانگیزانم و آموزش دهم تا مقصدشان را از زندگی بشناسند و از زندگی‌شان لذت ببرند.
